Un operador logístico puede intervenir en diferentes fases de la cadena de suministro: desde la recepción y el almacenaje de la mercancía hasta la preparación de pedidos, su distribución o la gestión de devoluciones.
Las funciones que asume dependerán de las necesidades de cada empresa y del alcance del servicio contratado. Algunas organizaciones externalizan únicamente determinados procesos, mientras que otras confían gran parte de su operativa a un partner especializado.
Estas son las principales funciones que puede desempeñar un operador logístico y cómo interviene en cada una de ellas.
Una de las primeras funciones de un operador logístico es recibir los productos procedentes de fabricantes, proveedores o distribuidores y almacenarlos en instalaciones adecuadas hasta que sean necesarios. El sistema de almacenaje también debe adaptarse a las características de la mercancía. Factores como el tamaño, el peso, la fragilidad, la rotación o las condiciones especiales de conservación determinan cómo y dónde debe almacenarse cada producto.
La recepción puede incluir la comprobación de cantidades, la revisión del estado de los productos, el registro de las entradas y la asignación de una ubicación dentro del almacén. Una correcta organización facilita la localización de cada referencia, optimiza el espacio disponible y agiliza posteriormente la preparación de los pedidos.
Conocer cuántas unidades hay disponibles y dónde se encuentra cada producto es fundamental para mantener una operativa eficiente. El operador logístico puede registrar los movimientos de mercancía, actualizar las existencias y proporcionar información sobre el inventario disponible. Este control permite detectar productos con poca rotación, anticipar necesidades de reposición y reducir tanto las roturas de stock como la acumulación innecesaria de mercancía.
En operaciones de ecommerce, el inventario también puede sincronizarse con los canales de venta para mantener actualizada la disponibilidad de los productos y reducir el riesgo de aceptar pedidos de artículos que ya no están disponibles.
Cuando se recibe un pedido, comienza uno de los procesos más importantes de la operativa logística: localizar los productos, recoger las referencias correspondientes y prepararlas correctamente para su expedición. Su impacto dentro del almacén es considerable: una revisión académica publicada en European Journal of Operational Research estima que el picking puede representar hasta el 55 % de los costes operativos de un almacén.
El picking consiste en seleccionar y recoger del almacén los productos que forman parte de cada pedido. Una correcta organización de este proceso ayuda a reducir desplazamientos, agilizar la preparación y evitar errores de producto, cantidad, modelo o referencia.
El packing corresponde a la fase posterior, en la que los artículos se revisan, protegen, embalan y etiquetan para su envío. En función de las necesidades de la empresa, también pueden incorporarse documentación, materiales promocionales u otros elementos personalizados.
Cuando un operador gestiona de forma coordinada procesos como el almacenaje, el inventario, la preparación de pedidos y la expedición, hablamos de un servicio de fulfillment, especialmente relevante para ecommerce.
El embalaje cumple una función esencial durante el transporte: proteger el producto hasta que llega a su destino. Pero su elección también puede influir en los costes de distribución y en la experiencia del destinatario. En productos frágiles, de alto valor o con dimensiones especiales, puede ser necesario desarrollar soluciones específicas teniendo en cuenta factores como el peso, la fragilidad, la ruta o el medio de transporte.
Un operador logístico puede seleccionar materiales y formatos adecuados a las características de cada mercancía, evitando tanto una protección insuficiente como un embalaje sobredimensionado que incremente innecesariamente el peso o el volumen del envío.
Otra de las principales funciones de un operador logístico es coordinar el traslado de la mercancía desde el almacén hasta el cliente, un establecimiento, otro centro de distribución o cualquier otro punto de destino. Esta gestión puede incluir la selección del transportista, la elección del servicio, la generación de documentación, la coordinación de las recogidas y el seguimiento de las entregas.
No todos los pedidos tienen las mismas necesidades. El destino, el plazo de entrega, las dimensiones de la mercancía o las condiciones de manipulación pueden hacer que una solución resulte más adecuada que otra. En envíos internacionales también pueden intervenir aspectos como la documentación aduanera, los impuestos, los aranceles o las restricciones del país de destino.
Trabajar con una red multicourier de diferentes transportistas permite seleccionar la alternativa más adecuada para cada expedición, en lugar de aplicar una única solución a todos los envíos.
La trazabilidad permite conocer qué ocurre con los productos a lo largo de la operativa logística. Para ello, los diferentes movimientos de la mercancía deben quedar registrados y ser accesibles para las personas responsables de su gestión.
Un operador logístico puede proporcionar información sobre el inventario disponible, los pedidos preparados, los envíos en tránsito, las entregas realizadas o las incidencias detectadas. Esta visibilidad facilita el control de las operaciones y permite reaccionar con mayor rapidez ante posibles desviaciones. También ayuda a ofrecer información actualizada al cliente sobre el estado de su pedido.
La tecnología permite conectar los diferentes procesos logísticos y reducir tareas manuales que consumen tiempo y pueden generar errores. Por ejemplo, una integración entre una tienda online y los sistemas logísticos puede permitir que los pedidos se transmitan automáticamente, se generen las etiquetas necesarias para su expedición y la información de seguimiento vuelva posteriormente al canal de venta.
Estas integraciones facilitan la gestión de un mayor volumen de pedidos y resultan especialmente útiles cuando una empresa vende a través de diferentes canales. Las soluciones de automatización de envíos para ecommerce permiten centralizar y simplificar parte de estos procesos.
La operativa logística no siempre termina con la entrega. Un producto puede tener que regresar debido a una devolución, un cambio, una incidencia o un rechazo por parte del destinatario. La logística inversa engloba los procesos necesarios para gestionar ese recorrido de vuelta. Dependiendo del producto y de la operativa, puede incluir su recogida, transporte, revisión, reincorporación al inventario, reacondicionamiento o traslado a otro destino.
En ecommerce, gestionar correctamente este proceso cobra todavía más importancia. Según el estudio Retail Returns Landscape 2025 de la National Retail Federation, se estimaba que las devoluciones representarían el 19,3 % de las ventas online en Estados Unidos en 2025, lo que refleja el peso que puede alcanzar la logística inversa en este canal.
Disponer de un procedimiento definido para las devoluciones permite mantener actualizado el inventario, agilizar su gestión y reducir el impacto de estas operaciones sobre el resto de la actividad.
La función de un operador logístico no tiene por qué limitarse a ejecutar las operaciones que una empresa decide externalizar. También puede analizar cómo se desarrollan esos procesos e identificar oportunidades para mejorar su eficiencia. Este análisis puede abarcar la organización del almacén, los recorridos de picking, la gestión del inventario, los materiales de embalaje, la selección de transportistas, los tiempos de preparación o la capacidad necesaria para responder a los picos de demanda.
El objetivo es adaptar la operativa a las necesidades reales de la empresa, mejorar el aprovechamiento de los recursos y construir un modelo capaz de evolucionar a medida que aumenta el volumen o la complejidad del negocio.
No. El alcance de los servicios puede variar considerablemente de un operador a otro. Algunos están especializados en determinadas fases de la cadena logística, mientras que otros pueden coordinar diferentes procesos dentro de una misma solución.
Además, una empresa no tiene por qué externalizar toda su logística. Puede mantener internamente aquellas actividades que gestiona de forma eficiente y delegar únicamente los procesos que requieren más espacio, tecnología, recursos o conocimientos especializados.
Por este motivo, antes de trabajar con un operador es importante analizar qué procesos necesita externalizar la empresa y qué capacidad debe tener el proveedor para acompañar la evolución de la operativa.
Las funciones que debe asumir un operador logístico dependen del tipo de producto, el volumen de actividad, los canales de venta, los destinos y los objetivos de cada empresa. Por eso, una solución logística eficaz no debería partir de un modelo estándar, sino de las necesidades concretas de cada negocio.
En Mail Boxes Etc. diseñamos soluciones logísticas para empresas y ecommerce combinando los servicios que necesita cada operativa: consultoría logística, almacenaje, preparación de pedidos, embalaje, distribución, tecnología y gestión de devoluciones.
Además, el acompañamiento continuado de un experto MBE permite analizar la evolución de la operativa y adaptar la solución a medida que cambian las necesidades del negocio.
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