Gestionar internamente la logística puede resultar relativamente sencillo cuando una empresa tiene pocos productos, un volumen de pedidos reducido y una operativa estable. Sin embargo, a medida que el negocio crece, también aumentan las tareas necesarias para recibir mercancía, controlar el inventario, preparar pedidos, organizar los envíos y gestionar las devoluciones.
Lo que antes podía asumir el propio equipo empieza a requerir más espacio, tiempo, tecnología y conocimientos especializados. En ese momento, externalizar parte de la operativa puede ayudar a evitar que la logística termine frenando el crecimiento del negocio.
Pero ¿cómo saber si tu empresa necesita realmente un operador logístico? Estas son algunas de las señales más habituales.
El crecimiento de las ventas es una buena noticia, pero también puede poner a prueba la capacidad logística de una empresa. A medida que aumenta el número de pedidos, se multiplican las tareas de recepción, almacenaje, preparación, embalaje y expedición.
Si los pedidos se acumulan, los tiempos de preparación aumentan o resulta difícil mantener el mismo nivel de servicio, es posible que la infraestructura actual haya dejado de ser suficiente.
Un operador logístico puede aportar espacio, personal y procesos especializados para absorber un volumen mayor de actividad. Además, permite adaptar los recursos a las necesidades reales del negocio sin tener que ampliar inmediatamente el almacén o el equipo interno.
En muchas pequeñas y medianas empresas, la logística acaba repartiéndose entre personas que también tienen otras responsabilidades. Preparar pedidos, imprimir etiquetas, organizar recogidas, comprobar el stock o resolver incidencias puede consumir una parte importante de la jornada.
El problema no es únicamente el tiempo que requieren estas tareas, sino el coste de oportunidad que generan. Mientras el equipo se ocupa de la operativa diaria, dispone de menos recursos para atender a los clientes, desarrollar nuevos productos, impulsar las ventas o planificar el crecimiento del negocio. De hecho, un estudio de Descartes realizado entre 1.000 responsables de supply chain y logística en Europa y Norteamérica revela que el 76 % de las organizaciones sufre escasez de personal en sus operaciones logísticas, una situación que incrementa la presión sobre los equipos y dificulta mantener la eficiencia operativa.
Externalizar determinados procesos permite que cada área se concentre en las actividades en las que aporta más valor. El operador logístico asume la ejecución de la operativa, mientras la empresa mantiene el control sobre sus productos, pedidos y decisiones comerciales.
El almacén que resultaba suficiente al iniciar la actividad puede dejar de serlo cuando aumenta el catálogo, crecen las ventas o es necesario disponer de más unidades disponibles. No se trata de un problema aislado: una encuesta realizada por Kardex entre responsables de almacén revela que el 46,2 % identifica la falta de espacio como uno de sus principales retos operativos.
La falta de espacio suele provocar mercancía mal organizada, dificultades para localizar los productos y recorridos poco eficientes durante la preparación de pedidos. También puede obligar a limitar el stock disponible o a rechazar oportunidades comerciales por no disponer de capacidad suficiente.
Trasladarse a unas instalaciones mayores implica asumir costes fijos, equipamiento, sistemas de seguridad y personal adicional. Sin embargo, trabajar con un operador logístico permite acceder a una infraestructura preparada sin tener que realizar toda esa inversión internamente. Además, el espacio puede adaptarse con mayor flexibilidad a la evolución del negocio y a periodos de mayor o menor actividad.
Abrir una tienda online, comenzar a vender en marketplaces o llegar a nuevos mercados puede incrementar considerablemente la complejidad logística. Cada canal puede tener sus propios flujos de pedidos, requisitos de preparación y condiciones de entrega. Si además tu empresa empieza a vender en otros países, debe coordinar diferentes transportistas, plazos, costes, documentación y posibles trámites aduaneros.
Un operador logístico puede ayudar a centralizar la operativa, integrar los distintos canales de venta y seleccionar las soluciones de distribución más adecuadas para cada pedido.
Esta capacidad resulta especialmente importante cuando una empresa quiere crecer sin que la entrada en nuevos mercados obligue a construir desde cero toda la infraestructura logística necesaria.
Enviar un producto equivocado, utilizar una dirección incorrecta o preparar un pedido de forma incompleta suelen ser incidencias puntuales. Sin embargo, cuando este tipo de errores empieza a repetirse, suele indicar que la operativa necesita procesos más sólidos.
Los fallos en la preparación de pedidos generan costes adicionales, devoluciones, nuevas expediciones y mayor carga de trabajo para el equipo. También afectan directamente a la experiencia del cliente y pueden perjudicar la confianza en la empresa.
Un operador logístico trabaja con procedimientos definidos para la recepción de mercancías, el control del inventario, el picking, el packing y la expedición. El apoyo de sistemas tecnológicos también permite reducir tareas manuales y disponer de una mayor trazabilidad durante todo el proceso.
Externalizar la logística no elimina por completo la posibilidad de que exista una incidencia, pero sí ayuda a profesionalizar la operativa y a reducir los errores derivados de la falta de recursos, organización o automatización.
No todas las empresas mantienen el mismo nivel de actividad durante todo el año. Las rebajas, Black Friday, Navidad, lanzamientos de producto o campañas sectoriales pueden multiplicar el número habitual de pedidos durante periodos muy concretos.
Dimensionar permanentemente el almacén y el equipo para responder al momento de máxima demanda no siempre resulta eficiente. Sin embargo, no disponer de capacidad suficiente durante esos picos puede provocar retrasos, errores y una acumulación difícil de recuperar. De hecho, una encuesta realizada a responsables de retail y operaciones logísticas reveló que el 79 % espera tener que tomar decisiones reactivas durante la temporada alta, incluso habiendo planificado la campaña con antelación.
Un operador logístico puede ofrecer una estructura más flexible, adaptando los recursos y la capacidad operativa a las variaciones de la demanda. Esta escalabilidad permite afrontar campañas comerciales sin que el incremento de las ventas termine afectando negativamente a la calidad del servicio.
La señal más clara aparece cuando la empresa toma decisiones comerciales en función de las limitaciones de su operativa logística.
Puede ocurrir, por ejemplo, que se descarte ampliar el catálogo por falta de espacio, que no se inicie la venta internacional por temor a la complejidad de los envíos o que se eviten nuevas campañas porque el equipo no puede asumir más pedidos. En estos casos, la logística deja de ser una función de apoyo y se convierte en un obstáculo para el crecimiento.
Contar con un operador especializado permite diseñar una solución adaptada al tipo de producto, el volumen de actividad, los canales de venta y los objetivos de la empresa. La finalidad no es únicamente delegar tareas, sino construir una operativa capaz de evolucionar al mismo ritmo que el negocio.
Es posible que tu empresa ya haya externalizado parte de su logística. Sin embargo, las necesidades de un negocio cambian con el tiempo y el proveedor que inicialmente ofrecía una solución adecuada puede dejar de responder a la nueva realidad de la empresa.
El aumento del volumen de pedidos, la incorporación de nuevos productos, la apertura de otros canales de venta o la expansión internacional pueden exigir capacidades diferentes. Algunas señales que pueden indicar que el operador actual ya no se adapta correctamente a tus necesidades son:
Una incidencia aislada no significa necesariamente que sea necesario cambiar de proveedor. Lo importante es observar si los problemas se repiten, si afectan a los clientes y si el operador propone soluciones para evitar que vuelvan a producirse.
Cuando el proveedor no puede acompañar la evolución de la empresa, cambiar de operador no implica cuestionar la decisión de externalizar. Puede significar simplemente que ha llegado el momento de buscar un partner con más capacidad, tecnología, flexibilidad o experiencia.
No existe un único momento válido para contratar un operador logístico. Algunas empresas externalizan desde el inicio para disponer de una estructura profesional, mientras que otras lo hacen cuando el volumen de pedidos o la complejidad de la operativa superan sus recursos internos. Externalizar la logística tampoco implica delegar toda la operativa. Cada empresa puede mantener internamente los procesos que controla de forma eficiente y confiar a un operador aquellos que requieren más espacio, tecnología, recursos o conocimientos especializados.
En Mail Boxes Etc. analizamos las necesidades de cada negocio para diseñar soluciones logísticas adaptadas a su actividad, sus productos y sus objetivos de crecimiento.
Combinamos consultoría logística, almacenaje, preparación de pedidos, distribución, tecnología y una red multicourier para construir una operativa flexible, eficiente y escalable. Más que aplicar un modelo estándar, buscamos que cada empresa disponga de los servicios que realmente necesita y de una solución capaz de evolucionar junto a su negocio.
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